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Case 02:
建設業
支援内容
生産営業管理システムの構築
IT人材
ITコンサルタント
Client’s Problems
クライアントの課題
IT技術とネットワーク化の不足
必要最低限のIT技術しか導入しておらず、社内で共有されていたのはファイルとプリンタのみに留まっていた。全社的なIT化が進んでおらず、業務間でのデータ共有ができない状況であった。
紙ベースの業務とミスの多発
見積・受注・発注・仕入・納品・請求・入金・経理のデータのやり取りが紙ベースで行われており、手間が多くミスが頻発していた。
属人化とアナログ業務
各業務プロセスが属人化しており、担当者がいないと業務が止まることが多かった。また、情報のやり取りはアナログが主流で、事務所にいないと業務ができない状況が続いていた。
Policy & Suggestion
課題解決に向けた方針と提案
トータルな生産営業管理システムを構築し、誰でもどこででも必要な情報を閲覧・入力・確認ができる体制を作ることを大前提に提案を実施
現状の把握
見積・受注・売上の情報を整理し、移管する情報とそれぞれ独立した情報を区別してまとめ現状を把握し、それに加えて、各業務が円滑に進むためのシステム構築に必要な材料をヒアリングして、集約することからはじめる方針としました。同様に、発注・仕入・外注・社内作業の情報についてもヒアリングと集約を実施しています。
システム導入提案
見積から入金、発注から支払までの一連の流れを管理するWebアプリケーションを提案し、IT経験の少ない現場主義の方々にもシステムの利便性を理解してもらうために、全体の大まかな説明を行い、仕事がより便利でしやすくなることを強調し、納品後のサポートも責任を持って対応することを確約しました。
business Process
プロジェクト推進の手順
01
現状の把握（1か月）
組織形態と業務の流れ、担当部署と作成する情報の種類などの業務内容を確認しました。参画したIT人材は過去、製造業に在籍しており、一から生産管理システムを構築した経験があったため、必要な業務・不必要な業務を現場の方々が全体像を把握しなくてもいいように整理を行うことが可能でした。
02
システム構築（3か月）
クライアントの業務には統一された仕様がなく、各個人で運用している状況でした。そのため、詳細な要件定義を行っても意味があまりなく、アウトプットができて初めて内容を理解いただくような状況でした。要件定義に近い形で、システム構築の初期段階であるバージョンゼロからシステム構築を行いました。
03
システム整備（2か月）
バージョンゼロのソフトを各担当者に使ってもらい、問題点、不足点、冗長点を洗い出し、都度々修正を行う手法で整備をすすめました。ＷＥＢアプリケーションという形をとったため、ブラウザの種類、携帯端末のＯＳなどＷＥＢ特有の問題もクリアしつつ、完成形を目指していった。さらに画像（写真）情報の管理も社内クラウドを活用しました。
04
運用支援および管理内容の確認（3か月）
クライアントは成長過程で、業務内容の変化や体制の変化が毎年のように行われるため、早期の担当引継ぎはせず、システムの管理自体は継続して行うことを前提として運用支援を行いました。
Problems & Overcome
プロジェクト推進の問題点とその乗り越え方
01
クライアント企業の目指す全体像と現実の業務が乖離しており、全社的にITに詳しくないため、場当たり的なソフトウェア導入が行われ、共通化の意識がほぼゼロだった。
経営者と認識を共有し、従業員の新しい業務に対する抵抗を最小限に抑え、地道な支援を行うことでデジタル化を進めた。
02
業務の共通化に伴い、従業員が新たに情報入力やコード化などのデジタル転換に対応する必要があった。
すべてのシステムを構想から構築まで一人で行い、社外取締役のような立場で取り組むことで、しっかりとした仕組み作りを実現した。
Project Results & Effects
課題は解決したのか？
その効果は？
情報の即時取得とコスト削減
情報がWEBで簡単に入手でき、ペーパーレスで書類のやり取りや稟議が可能になり、事務所への移動が不要となりました。間接人員を削減したことで、年間コストを1000万円以上削減できました。
フリーデスク化の実現
システム導入により紙の使用が減り、デスクの書類散乱がなくなり、新社屋ではフリーデスク化が実現できました。
一貫したプロジェクト管理による効果
経営者がIT要件定義に不慣れな中、担当をIT人材ひとりに一任してプロジェクトを進めたことで、情報の齟齬がなく大きな効果を上げることができました。
